Herramientas para mantener el control económico de obras

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Herramientas para mantener el control económico de obras
Mantener el control económico de obras, evitar sobrecostos e imprevistos en la construcción de una vivienda, una rehabilitación, una reforma, puede parecer un imposible, algo que se asume que va a pasar sin poder evitarlo, pero en realidad hay formas de evitar los sobrecostos, o al menos tenerlos controlados durante el transcurso de los trabajos para que no sobrepasen el presupuesto disponible y digo el presupuesto disponible, no el presupuesto inicial, que no es lo mismo.Vamos a verlo por partes.Todo el mundo, cuando inicia una obra quiere tener un precio cerrado, sin sustos ni sobresaltos que alteren el precio a pagar por los trabajos, pero por desgracias esto se suele quedar en un deseo, porque en muchas ocasiones nada se hace para evitarlo.No es que se pueda evitar siempre los excesos de presupuesto, seamos realistas, es realmente improbable que no se desvíe ni un peso, pero sí que podemos minimizarlo y conocer las desviaciones en cada momento de la obra.

¿Por qué se desvían los presupuestos?

Hay muchas razones que pueden hacer que se desvíe el presupuesto de una obra, pero hay ciertos factores sobre los que se puede incidir para limitar esas desviaciones. Estos factores son atribuibles a los diferentes agentes que intervienen en la ejecución de las obras.Por un lado y como agente principal tenemos al promotor, el cliente, el que paga.Puede parecer que no debería tener gran influencia en las desviaciones de presupuesto, pero nada más lejos de la realidad, pues en su mano está la definición de lo que quiere antes de meterse en obras.A la hora de acometer un proyecto técnico es muy importante la máxima definición por parte del cliente. Cuanto más defina las necesidades, la distribución, los materiales, los acabados… todo aquello que en caso de escogerlo durante las obras seguramente acabará siendo más caro de lo que lo sería en caso de definirlo en el proyecto.¿Por qué?Pues sencillamente porque cualquier cosa que se defina en el proyecto formará parte de una propuesta común, de un presupuesto global. Sin embargo, en cuanto se pide un cambio durante la obra, ese cambio tendrá un precio individual, valorado de manera independiente del resto.Por otro lado están los técnicos.Evidentemente el redactor del proyecto puede ser causante de sobrecostos en la obra, pues de una definición incompleta de las partidas de obra surgirán inevitablemente trabajos no previstos que incrementarán el precio final de la construcción.

Falta de mediciones, trabajos que no se contemplan, exigencias normativas que no se valoran y que luego será necesario ejecutar… son muchos los errores que se pueden cometer durante la redacción de un proyecto y que pueden afectar al incremento de presupuesto de una obra.Y por último está el contratista, el que cobra. Evidentemente intentará aprovechar cualquier resquicio para incrementar su beneficio, pero hay maneras y maneras de hacerlo.Está la manera “fea”, que es tirar el precio de contratación por los suelos y luego buscar fallos hasta donde no los hay para incrementar el presupuesto hasta alcanzar el margen que pretende.Eso no está bien, es una mala práctica, pues acaba con todo el mundo en la obra complicándose y generando problemas.Luego está el otro caso, el que ha estudiado el proyecto y sus costos, pero que si surge alguna partida nueva aprovecha para sacarle un poco más que si estuviera contemplada en el presupuesto, al fin y al cabo ya está contratado y no hay más remedio que hacerlo con él.¿Ves por qué no es conveniente que el cliente se ponga a pedir cosas nuevas durante la ejecución en lugar de en fase de proyecto?

¿Cómo evitar los costos imprevistos en obras?

Como decía al principio, es realmente complicado evitar ciertas desviaciones en una obra, pero lo que sí podemos hacer es actuar sobre los principales causantes de esas desviaciones para intentar minimizarlas al máximo.

¿De qué manera se puede mantener el control económico de obras por parte de los agentes que intervienen?

En el caso del promotor, el cliente, es evidente que como premisa fundamental para evitar sobrecostos debe tener muy claro lo que quiere antes de empezar la obra, de manera que se refleje al detalle en el presupuesto, en caso de que no sea necesario un proyecto, o bien en el proyecto que redacte el técnico, que deberá conocer esas necesidades, gustos y exigencias para poder plasmarlos en el proyecto.Si la obra va bien y tiene capacidad para gastar más, hay que saber en qué punto se encuentra la obra para poder tomar la decisión de ejecutar cambios y por lo tanto de incrementar el importe final de la obra.El papel del técnico para limitar los imprevistos que encarecen las obras es evidente. Por un lado definir perfectamente los proyectos y por otro lado tener un buen control económico durante la ejecución de los trabajos.Para poder definir correctamente el proyecto, no solo deberá tener en cuenta las necesidades del cliente, sino que, entre otras cosas, deberá tener en cuenta el entorno donde se va a ejecutar la obra, la disponibilidad de los materiales previstos en la zona, el nivel de detalle de los trabajos, etc.

Un buen contratista habrá hecho un estudio exhaustivo de la obra antes de pasar su valoración de manera que, por un lado conocerá sus costos, tanto de los trabajos definidos en proyecto como de los trabajos “auxiliares” y medios que serán necesarios para el desarrollo de la obra.Además, seguro que durante el estudio del proyecto detectará carencias (siempre falta algo) que podrán ser advertidas y valoradas en esta fase previa.Es por ello que es una mala idea escoger una contrato por precio, pues seguramente el más barato no habrá tenido en cuenta estos costos y acabará pidiendo presupuestos adicionales para cubrir las deficiencias de su estudio económico de los trabajos.

Herramientas para llevar un buen control económico de obras.

Evitar al 100% los imprevistos y sobrecostos en la obra es bastante complicado, pero lo que sí que podemos hacer es tenerlos controlados, de manera que sepamos en todo momento cuánto nos está costando la obra, cuál será el precio final teniendo en cuenta los imprevistos que van surgiendo o en qué porcentaje de precio puede afectar un imprevisto o una modificación.Ya que parece muy complicado que no surjan costos imprevistos, al menos vamos a tenerlos controlados para saber en todo momento cuánto va a costar la obra a la finalización y tener margen de corrección si fuera necesarioPara ello tenemos que utilizar herramientas de seguimiento y control que nos permitirán precisamente eso, tener el control económico de las obras que estemos ejecutando para evitar desvíos inasumibles.

Este control se lleva a cabo en diferentes momentos de la obra.

Lo primero que es necesario para el control económico de obras es tener unas mediciones muy bien definidas y desglosadas en, al menos, capítulos y partidas valoradas con precios unitarios, es decir, el costo por cada unidad de la partida (lo que cuesta cada metro cuadrado de muro, lo que cuesta cada kilo de hierro, etc.En proyectos más complejos, si son de obra pública será lo habitual, se utilizan también precios descompuestos, que son los costos de la cantidad de materiales, mano de obra y medios auxiliares que son necesarios para ejecutar una partida. La suma de estos costos son los que componen el precio de la partida.Con esta estructura de mediciones y precios ya podemos contabilizar mes a mes las partidas que han sido efectivamente ejecutadas, sumar su medición, aplicarles el precio por unidad de medición de cada partida, etc.

Conclusión

Es muy improbable terminar una obra sin que aparezcan imprevistos, pero es tan importante evitarlos en la medida de lo posible como lo es tenerlos controlados para que no aparezcan sorpresas desagradables al final de la obra y lograr que todos los agentes acaben contentos y con los costos controlados.El control económico de obras es una labor que interesa a todos los agentes, por lo que requiere una dedicación y, sobretodo, un seguimiento continúo que nos ayude a tomar decisiones que sean acordes a las posibilidades económicas reales de que disponemos.


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